Finnes det noe alle organisasjoner i verden har til felles? Svaret er ja. Alle har behov for servicetjenester og støttefunksjoner knyttet til aktivitetene som utgjør kjernevirksomheten i organisasjonen. På tross av dette er tematikken lite belyst i lærebøker i organisasjon og ledelse. Hvorfor er det slik?
Spørsmålet har opptatt meg i mange år. Det ble jeg minnet om nå i vår da jeg kom jeg over et notat fra slutten av min bachelorutdanning i Husøkonomi og serviceledelse ved Høgskolen i Akershus (i dag OsloMet). Da i 2005/2006 noterte jeg frustrert: «Hvorfor finnes ikke eksempler fra FM og om renhold i Kaufmann og Kaufmann + Jacobsen og Thorsvik?!»
Disse standardverkene har flere ganger kommet i nye utgaver. I forbindelse med min master i eiendomsutvikling og -forvaltning har jeg med stor interesse studert disse lærebøkene på ny. «Støttestrukturen» til enhver organisasjon, glimrer stadig med sitt fravær. Men et unntak: I forbindelse med utgreiingen av Mintzberg sin typologi av organisasjoner, skriver Jacobsen og Thorsvik (2013-utgaven av boka Hvordan organisasjoner fungerer):
«Dette er en gruppe som ikke er involvert i produksjonen, men som er nødvendig for at organisasjonen skal fungere». Eksemplene som gis er rengjøring, kantinedrift, lønnsutbetaling og sentralbord, og forfatterne påpeker at denne delen av organisasjonen er «en hoveddel som man ofte glemmer».
Usynlige tjenester for folk flest
Disse funksjonene er eksempler på tjenester vi på fagspråket kaller «fasilitetstjenester».
«Fasilitetstjeneste» er den norske oversettelsen av «facility service», mens «fasilitetsstyring» (FM) er det norske begrepet for amerikansk engelsk «Facility Management» eller det britisk engelske «Facilities Management». Disse termene og andre som er relevante for å forstå «støttestrukturen» til organisasjonene, har siden 2006 blitt inkludert og definert i den europeisk standarden NS-EN 15221-1, Fasilitetsstyring – Del 1: Termer og definisjoner. I fjor fikk også resten verden tilsvarende: ISO 14011 Facility Management – Vocabulary. Denne oversettes i disse dager til norsk. Så vel som i Norge som i resten av Europa vil denne nye FM-standarden erstatte den fra 2006.
Til daglig underviser jeg studenter på FM-studiet på Handelshøyskolen ved OsloMet. Her er FM-standardene i jevnlig bruk. Studentene har ikke studert lenge for de erkjenner at «fullkommen» FM preges av tjenester som er «usynlige» for dem organisasjonen er til for. Og at slik FM er krevende å få til.
Sett utenfra kan en slik erkjennelse virke fornuftsstridig: Hvorfor skal man studere i årevis på universitet dersom sluttbruker ikke legger merke til tjenestene man er spesialist på å lede og styre?
Det enkle er ofte det vanskeligste
I undervisningen bruker jeg ofte egen arbeidshverdag i eksempelbruk for å «avakademisere» begreper, teorier og modeller innen FM-fagfeltet:
Verken studenter eller vitenskapelige tilsatte ved OsloMet oppholder seg i byggene på campus utelukkende for å nyte rene omgivelser, ta i bruk kantinen, vite at det hver måned kommer kroner inn på bankkontoen eller benytte sentralbordtjenesten – for å bruke de samme eksemplene som nevnt over. Selvfølgelig er det ikke slik. På samme måte som i øvrige formålsbygg, er studenter og vitenskapelig tilsatte i OsloMet-byggene av en grunn.
Og det er her usynligheten kommer inn. Definisjonen av FM i den nye globale FM-standarden bruker ordet «integrates»:
"organizational function which integrates people, place and process within the build environment with the purpose of improving the quality of life of people and the productivity of the core business"
Nøkkelordet «å integrere» uttrykker at grensesnittet mellom de aktivitetene som representerer kjernevirksomheten i organisasjonen og de avledede FM-tjenestene, viskes ut.
FM har med andre ord evnet å tilføre organisasjonen en merverdi. Kunststykket består i å tilpasse servicetjenestene og støttefunksjonene på en slik måte at behov hos kunde dekkes – akkurat rett. Verken mer eller mindre. Fullkommen FM må være tilstanden hvor FM-tjenestene absorberes av sluttbruker.
Det vil variere hvilke behov FM-tjenestene skal dekke. Både fra organisasjon til organisasjon og fra sluttbruker til sluttbruker. Allikevel er ikke variasjonen større enn at tjenestene lar seg gruppere. FM-standarden fra 2006 deler slike fasilitetstjenester i to: tjenester relatert til «rom og infrastruktur» (harde FM-tjenester) og/eller tjenester som angår «mennesker og organisasjon» (myke FM-tjenester).
Renhold i særstilling
I dag er Facility Management-studiet et tilbud på Handelshøyskolen ved OsloMet. Røttene til studiet går tilbake 1955 og opprettelsen av «Kurs for utdanning av oldfruer til sykehus». Reformer og utvikling av utdanningen har etter den tid vært mange, og flere vil komme. For forandring vet vi er det eneste konstante her i verden.
Jeg studerte husøkonomi og serviceledelse i voksen alder. Studiet var et bevisst valg hos meg. Aspekter ved renholdsledelsen har preget dette studiet fra dag én. I 2011 ble jeg tilsatt lærer ved utdanningsinstitusjonen. Det har falt på meg å videreføre kunnskapsarven om renhold, men også å sikre kunnskapsformidlingen.
Dette er meningsfullt arbeid. Også på FM-studiet. For til forskjell fra alle andre fasilitetstjenester, er renhold både «hard» og «myk». Den harde siden handler om å opprettholde de bygningsmessige verdiene. Det gjennom et tilpasset og kostnadseffektivt profesjonelt renhold. Like viktig er den myke siden. Den som angår enkeltmennesket og organisasjonen. Svikt og kunnskapsløshet her kan bli virksomhetskritisk for organisasjonen og sykdomsfremkallende, i verste fall fatalt, for enkeltmennesket.
I tillegg kommer dette «noe» som ikke er definerbart og nedfelt som myndighetskrav, men som allikevel gir forbedret livskvalitet for deg og meg. For profesjonelt renhold medfører også estetikk, trivsel og er en skanse mot destruktiv adferd (jf.«The broken windows theory»).
En refleksjon, et «hakk i plata» og et ønske
Jeg skriver denne kronikken mens årets avgangskull på FM-studiet er inne i sine siste uker ved OsloMet. Siden 1955 har godt over 1000 oldfruer, husøkonomer, serviceledere og FM-ere gått ut av dørene på de ulike adressene som utdanningen har holdt til, og inn ansvarsfulle lederstillinger med betydning for folk flest. Av og til tenker jeg: Har vi gått for stille i dørene?
Jeg har vært en del av denne bransjen i 15 år nå. Fortsatt opplever jeg den samme gjennomgangsmelodien på konferanser og nettverksmøter: Vi blir ikke tatt med på råd når bygg bygges, men får alle utfordringer i fanget når byggene skal driftes.
Jeg brenner for vi som aktører i FM-bransjen skal være mye mer synlige enn i dag og ikke fortsette med å være en vel bevart hemmelighet for folk flest. Jeg mener det ikke er motsetning mellom å «ta plass» og «ta ordet» i det offentlige rom og samtidig alltid etterstrebe fullkommen (usynlig) FM i enhver organisasjon.
FM angår folk flest. Vi i FM-bransjen er også folk flest men med en spisskompetanse. Det gir oss en enestående mulighet til å være – til tjeneste!
Renholdsnytt kommer ut seks ganger i året, og er det eneste fagbladet i Norge som retter seg mot den profesjonelle renholdsbransjen.
