Skreddersydde kontrakter og tette samarbeidsrelasjoner er avgjørende for å oppnå gode resultater ved tjenestekjøp. Dette fremgår av en fersk avhandling ved Norges Handelshøyskole.
Mannen bak avhandlingen, Roar Jakobsen, har undersøkt 310 kontrakter knyttet til kommunale tjenestekjøp - blant annet av renhold - i Skandinavia, og analysert hvordan disse følges opp av partene etter kontraktsignering.
– Skreddersy kontraktene
De beste resultatene oppnås ifølge avhandlingen når kontraktspartnerne tilpasser seg hverandre, for eksempel gjennom å investere i teknologi og kunnskap som kun har verdi så lenge kontrakten gjelder.
Jakobsen påpeker at slike tilpasninger kan være kostbare og risikable, spesielt for tjenesteleverandørene. De bør derfor følges opp med skreddersydde kontrakter som spesifiserer partenes ansvarsområder og hvordan partene skal håndtere endringer.
Viktig med godt samarbeid
Jakobsen fremhever at et langvarig kontraktssamarbeid stiller store krav til fleksibilitet og gjensidig tilpasning mellom kontraktspartnere. Avhandlingen viser at gode samarbeidsnormer har sterk innflytelse på oppnåelse av kostnadsreduksjon og tjenesteforbedring.
Jakobsen påpeker også at partnere i større grad kan stole på hverandre når gode samarbeidsnormer er på plass. Da hjelper partene hverandre med å løse problemer som oppstår, de er fleksible, og de gir hverandre nyttig informasjon når det trengs.
– Kontraktsansvarlige bør vektlegge slik normbygging i sitt lederskap. Dette er spesielt viktig etter at kontrakten er signert, det er da man skal leve med relasjonen og prestere, sier Jakobsen.
Utfordring med byråkratisk press
Studien viser også at offentlige anskaffelseskontrakter ikke bare blir utformet med utgangspunkt i effektivitetshensyn: De kontraktsansvarlige er utsatt for et sterkt byråkratisk press, og mye av arbeidet med å formalisere kontrakter i offentlig sektor skyldes behovet for å tilpasse seg dette presset. Gjennom formalisering fremstår man rett og slett som mer profesjonell og seriøs, sier Jakobsen i en pressemelding.
Ledere bør ifølge Jakobsen ta hensyn til det byråkratiske presset, men de bør også være bevisst på ulempene det kan føre med seg: Kontraktene kan lett bli for rigide og ineffektive dersom man ukritisk tilpasser seg presset, understreker han.
Roar Jakobsen (f. 1965) er utdannet cand. merc. ved Høgskolen i Buskerud, med hovedfag i strategisk ledelse. Jakobsen har vært doktorgradsstipendiat ved Institutt for strategi og ledelse ved NHH, og disputerte for doktorgraden ved NHH i desember med avhandlingen Public sector service contracting. Transaction cost economics and institutional theory considerations. Avhandlingen tar for seg offentlig innkjøp av tjenester som IT, veivedlikehold, avfallshåndtering, pleie og omsorg og rengjøring
