Sykefraværet er redusert med 22 prosent ved renhold- og tekstilavdelingen ved Bærum sykehus. Oppskriften er enkel: Kartlegg, lytt, legg til rette og vær klar i talen.
Sykefraværet ved renhold- og tekstilavdelingen ved Bærum sykehus var skyhøyt i 2008. Da Marit J. Søderstrøm ble ansatt som seksjonsleder for avdelingen i april 2009, fikk hun klar beskjed om at situasjonen kunne ikke bli noe særlig verre.
– Min første reaksjon var at dette er penger som flyr rett ut av vinduet. Sykefraværet hadde før min tid ligget opp mot 36 prosent. Det var bare å kaste seg rundt med en gang og finne ut av hvorfor og hva som gjorde at medarbeiderne var så syke, sier hun.
Snuoperasjon
Søderstrøm har ansvar for 40 stillingshjemler fordelt på 60 medarbeidere.
Snuoperasjonen hun tok fatt på innebar systematisk kartleggingsarbeid, personlige samtaler, kursing og ny maskinpark kombinert med en tydelig lederstemme i avdelingen. I dag er sykefraværet redusert til rundt ti prosent. Det er litt varierende i perioder og det er korttidsfraværet som står igjen som den største utfordring.
Kartlegging
Arbeidet med å få ned det høye sykefraværet var allerede påbegynt i 2009, men uro i staben og mangelfulle rutiner gjorde at medarbeiderne ikke var tilfredse. Søderstrøm brettet opp ermene og startet med å kartlegge hele avdelingen. Den største utfordringen var å finne årsakene til det høye langtidsfraværet.
– Jeg inviterte alle medarbeiderne inn til en personlig samtale. Målet var å finne ut hva de var i stand til å jobbe med, hva de ønsket seg i jobben og hva jeg som leder kunne gjøre for dem slik at arbeidsforholdene skulle bli best mulig, forklarer hun.
Avdelingslederen brukte nesten hele 2009 på denne jobben, men valgte samtidig å sette i gang strakstiltak som kunne bedre arbeidsforholdene
Årsakene til sykefraværet var sammensatte. En del slet med belastningsskader og muskel- og skjelettplager.
– Men jeg fant også ut at mange opplevde arbeidsoppgavene deres som uklare, og at arbeidsfordelingen ikke var rettferdig.
Nytt utstyr
Noe av det første som ble gjort var å gå til innkjøp av en god del rengjøringsmaskiner i tillegg til bedre rengjøringsutstyr til hver enkelt medarbeider. Det gamle utstyret besto av tunge og billige mopper.
– Det gjorde arbeidet lettere. De fikk eksempelvis regulerbare skaft til moppene, slik at hver enkelt medarbeider kan justere det slik at det passer til deres høyde, forklarer Marit.
Totalt ble det brukt opp mot en halv million kroner til forbedring av arbeidsredskaper.
I begynnelsen var de ansatte litt skeptiske til det nye utstyret, men i dag er det rift om maskinene.
– Alle liker å bruke dem og de ser at det gir gode resultater, både i form av bedre renhold og mindre slitasjeplager.
Større forutsigbarhet
Et annet tiltak som har gitt gode resultater, er at de fleste har fått tildelt sitt eget område som de har ansvar for.
– Det gir mer struktur og forutsigbarhet i arbeidshverdagen til den enkelte.
I samarbeid med sine teamledere og inspektører valgte Søderstrøm å omrokere på staben og arbeidsbelastningen.
– Dermed fikk vi bukt med skjevfordelingen og vi fikk løftet alle opp til et nivå som tilsvarer hundre prosent stilling.
Tilrettelegging
I kartleggingsprosessen snakket seksjonslederen også med de personene som var sykemeldte.
– Når de ble 50 prosent friskmeldt, tok jeg en samtale der vi snakket om hvordan jeg kunne tilrettelegge arbeidet for at de skulle kunne komme tilbake i 100 prosent stilling.
Som IA bedrift er sykehuset forpliktet til å gjøre det de kan for å legge til rette, men loven åpner ikke for at lederen får vite diagnosen på de som er sykemeldt.
– Likevel var det viktig for meg å få vite litt mer om hvorfor de var sykemeldt, eller hva de ikke klarte å utføre av arbeidsoppgaver. Hvis man har rygg-, muskel- eller skjelettplager, eller har problemer med hjerte, lunge eller høyt blodtrykk, så må du ta hensyn til dette. Vi ble enig med de som slet med slike helseplager om at de kunne jobbe hele dager, men at de hadde femti prosent arbeidsmengde. De kunne da legge opp dagen i det tempoet de selv mente var riktig for dem, og de kunne ta ekstra pauser når behovet meldte seg.
– I begynnelsen ble det litt ramaskrik fordi folk var av den oppfatning at når man var femti prosent sykemeldt så skulle man jobbe to eller tre dager i uken, eller halve dager hele uka – ikke hele dager med redusert arbeidsmengde.
Renholdere som sliter med muskel og skjelettplager får dessuten trene på øvelser de har fått fra sin fysioterapeut i arbeidstiden. Sykehuset har et eget treningsrom som blir brukt til dette.
Deretter kontaktet Søderstrøm NAV og avtalte et møte der både ledere og medarbeidere fikk en forelesning om IA- avtalens forpliktelser og ansvar.
Gode støttespillere
Marit understreker at hun har gode støttespillere rundt seg, som også har æren for at sykefraværet har gått så kraftig ned.
– Inspektørene på sykehuset gjør en viktig og god jobb, og det er utrolig viktig for at jeg kan gjøre en god jobb.
– Når vi oppdager at noen sliter, tar jeg dem inn til samtale med en gang. Da kan vi, hvis det er behov for det, søke om tilretteleggingstilskudd fra NAV. Det kan gjøres før folk blir sykemeldt, eller når de er blitt sykemeldt.
Tips fra verneombud
Søderstrøm har et godt samarbeid med verneombudet ved sykehuset.
– Ofte får jeg tips fra verneombudet om personer som kanskje kan havne i en sykemelding, fordi de sliter på jobb. Det kan være belastningsskader eller andre problemer, og da tar jeg dem inn til en samtale med en gang.
– Har noen tatt dette ille opp?
– Nei, det har jeg ikke opplevd. Heller tvert imot. Det er fint å kunne løse problemene sammen med de renholderne dette gjelder. De har vært vant til å sykemelde seg når de sliter, og de har heller ikke kjent til regelverket som gjelder arbeidsgivers ansvar for å legge bedre til rette. Det fine nå er at de blir sett og hørt, de får prøvd seg i redusert jobb, samtidig som de får trene hvis det fører til en bedre helse for dem. Når de i tillegg får en vikar ved siden av seg som kan støtte dem i arbeidet, så forstår de at dette gjøres til det beste for alle parter.
Hele artikkelen kan du lese i Renholdnytt nr. 3-2012.
