Èn av fem kritisk til dokumenthåndtering

Be om å få se dine opplysninger som jobben har lagret. (Ill.foto: Colourbox.com).

Renholdsnytt kommer ut seks ganger i året, og er det eneste fagbladet i Norge som retter seg mot den profe­sjonelle renholds­bransjen.

Bli kjent med papirutgaven her!

Vi sender ut gratis nyhetsbrev ukentlig.

Her kan du melde deg på

En landsdekkende undersøkelse i regi av Norsk Gjenvinning avslører at hver femte arbeidstaker eller student føler at sensitive opplysninger blir for dårlig ivaretatt ved deres arbeidsplass eller studiested, skriver HMS Magasinet. Seks av ti er fornøyd med håndteringen av disse opplysningene.

Identitetstyverier

" Norsk Gjenvinning Sikkerhet håndterer blant annet sensitive dokumenter til sikker makulering. Daglig leder Stig Andersen forklarer at konsekvensene av slapp håndtering kan være at bedriftshemmeligheter og personopplysninger kommer i feil hender.– Identitetstyveri er den mest nærliggende faren for folk flest. Ikke minst kan du få problemer dersom for eksempel opplysninger om helsetilstanden din kommer på avveie, sier han.Alle bedrifter har sensitiv informasjon de bør tenke over hvordan de håndterer. – Det er nok mange som ikke er klar over hvor strenge føringer det ligger i lovverket, og mange synes det er vanskelig å følge opp, sier han.

Sunn skepsis

Svarene i undersøkelsen viser en sunn og naturlig skepsis til hvordan sensitive personopplysninger blir håndtert, mener Ove Skåra, informasjonsdirektør i Datatilsynet. Han understreker at alle som behandler personopplysninger, må gjøre seg kjent med hovedtrekkene i personvernlovgivningen og etablere en tilfredsstillende informasjonssikkerhet og internkontroll.– Ingen kan fraskrive seg ansvaret dersom personopplysninger skulle komme på avveie, sier Skåra.

– Still spørsmål

Én av fem vet ikke hvordan sensitive opplysninger blir ivaretatt på deres studiested eller arbeidsplass, viser undersøkelsen. Både Skåra og Andersen oppfordrer folk til å stille spørsmål om hvordan opplysninger om dem blir håndtert. – Veldig få av oss tenker over hvor mye sensitiv informasjon om oss som finnes rundt omkring, og hvordan den blir håndtert. Skepsisen som kommer fram i undersøkelsen, kunne med fordel vært enda større, for vi vet at informasjonshåndteringen er veldig varierende, sier Andersen.

Sjekk dine personopplysninger

Skåra anbefaler også å spørre om opplysningene blir utlevert til andre, og i så fall til hvilke formål. – Alle har rett til å få innsyn i hvilke typer personopplysninger som behandles i hvilken som helst virksomhet. Du kan spørre om du selv er registrert og i så fall hva som er registrert om deg. Feil opplysninger skal rettes eller slettes og overskuddsinformasjon skal slettes, forklarer han.

Størst er flinkest

Andersen møter til daglig bedriftsledere og andre som tar opplysningshåndteringen på alvor. De har låste, plomberte beholdere til dokumenter. Beholderne blir hentet og innholdet tatt hånd om gjennom et strengt sikkerhetsopplegg. Også elektroniske data blir slettet og makulert på bestemte måter. Men mange innrømmer at dette tidligere ikke har vært et tema, og at de har vært sløve.– Det er viktig å huske på at det kan ha ekstremt store konsekvenser den ene gangen opplysninger kommer på avveie. Det er også viktig at ikke alle skal vite alt om alle internt i en bedrift, sier han. Andersen har et generelt inntrykk av at store virksomheter er svært opptatt av å håndtere opplysninger på en betryggende måte. (Pressenytt)