Tenk deg at kollegaene har samlet seg rundt møtebordet. Det første punktet på dagsordenen er fordelig av de faste, ukentlige oppgavene. Det neste handler om fremtidig utvikling av arbeidsrutiner.
Dette kunne vært agendaen på enhver arbeidsplass. Men det er faktisk ingen god idé, mener Annika Engström, som har avlagt doktorgrad ved universitetet i Linköping. Hun forsket på arbeidsgrupper i en mindre industrivirksomhet, med vekt på læring, kommunikasjon og effektivitet.
Når man blader møter om daglig drift med punkter som handler om fremtidig utvikling, er det en fare for at det etterlater seg frustrerte møtedeltakere, og at det går ut over produktiviteten.
Møter som handler om den sedvanlige driften, skal holdes løsningsorienterte og ha stram styring, med fokus på å løse oppgaven på en effektiv måte.
– Det handler om at produksjonen skal fungere. Dette er ikke det riktige forum for å være kritisk og sette spørsmålstegn ved hvordan oppgavene utføres, sier Engström. Dette bør i stedet luftes på særskilte møter om utviklingsarbeid, som gjerne må være problemorienterte og mindre styrende.– Her diskuteres grunnleggende problemer og om man gjør tingene riktig. Medarbeiderne skal stimuleres til å stille spørsmål ved ting og komme med forslag til å gjøre tingene på en god måte, sier hun.
Det er imidlertid viktig at lederne håndterer de uenigheter som måtte oppstå i en utviklingsprosess. Mange arbeidsplasser klarer ikke håndtere konflikter, samarbeidsproblemer og dårling stemning.Hun tror vi bør øve mer på å håndtere følelser og kommunikasjon. På samme måte som fotballspillere trener og har forskjellige strategier for å kunne håndtere forskjellige situasjoner, bør vi også jobbe for å forbedre kommunikasjonen på arbeidsplassen.
