Jobber du i et team og skriver en e-post, har du kanskje for vane å sende kopi (Cc:) til alle dine kolleger, for å være på den sikre side. Det er sjelden noen god idé.
Annonse
Renholdsnytt kommer ut seks ganger i året, og er det eneste fagbladet i Norge som retter seg mot den profesjonelle renholdsbransjen.
Dominique Kost har i en doktoravhandling ved Handelshøyskolen BI sett på hvordan vi bruker hverandres kunnskap i et team, hvordan vi deler oppgavene mellom oss, og hvordan man finner ut hvem man skal dele hvilken type informasjon med.
Hennes forskning viser blant annet at team der de ansatte har oppgaver som er relativt uavhengige av hverandre, bør begrense hvor mye informasjon som sendes til alle i teamet.
Det er motsatt hvis de ansatte har oppgaver der de er avhengige av hverandre. Her vil mer omfattende kommunikasjon gjøre teamet bedre i stand til å løse sine oppgaver.
Fem gode råd fra Kost:
Skaff deg en oversikt over rollene til de enkelte teammedlemmer og hvordan oppgavene de skal løse, henger sammen. Dette er ekstra viktig hvis de ikke har arbeidet sammen tidligere.
Teamlederen har et spesielt ansvar for å minne teammedlemmene på hvordan oppgavene henger sammen.
Etablér rutiner for kommunikasjon i teamet. Det hjelper teammedlemmene til å forstå hvordan roller og oppgaver henger sammen.
Pass på slik at det ikke utvikler seg undergrupper i teamet. Det kan gjøre at det utvikler seg en forskjellig forståelse av oppgavene.
Finn den riktige balansen mellom å informere alle i teamet og enkeltmedlemmer i teamet. Tenk gjennom hvem som er avhengig av en bestemt type informasjon akkurat nå. Det krever igjen at enkeltmedlemmene har en god forståelse av hvordan roller og oppgaver henger sammen, og er oppmerksomme på hvordan dette endrer seg over tid.
Dominique Kost. Understanding Transactive Memory Systems in Virtual Teams: The role of integration and differentiation, task dependencies and routines. Handelshøyskolen BI.
